|
|
 |
|
|
 |
Издательско-полиграфический комплекс "Парето-Принт" в несколько раз ускорил согласование документов с помощью системы "1С:Документооборот" и компании "Визард-С"
Компания "Визард-С" построила систему электронного документооборота в известном российском издательско-полиграфическом комплексе "Парето-Принт". За основу взят программный продукт "1С:Документооборот 8". С его помощью организована обработка и согласование более 2000 документов ежемесячно. Обеспечено корректное взаимодействие различных служб предприятия. Исключены задержки и небрежности, которые могли обернуться финансовыми убытками. Все бумажные документы теперь хранятся в архиве, а сотрудники работают с электронными копиями, что исключает потерю документов и обеспечивает их быстрый поиск.
Типография "Парето-Принт" — одно из крупнейших российских предприятий в сфере печати. Ежегодно оно выпускает более 60 млн. книг, что составляет около 8% российского книжного рынка.
Объем производства постоянно растет. Только за последний год выпуск продукции увеличился больше, чем на 10%.
Вместе с ростом производства росли и объемы документооборота. Сейчас через секретариат компании ежедневно проходит свыше 100 различных документов, каждый из которых необходимо зарегистрировать, согласовать, подписать, получить с контрагента экземпляр, подписанный с его стороны, и организовать хранение подписанных документов, чтобы при необходимости любой из них можно было найти в кратчайшие сроки. Обычный договор, заключаемый с заказчиком, должен пройти не менее 5 точек согласования, но иногда количество таких точек может доходить до 10-15. Зачастую при заключении договора требуется уточнить ряд технических вопросов, касающихся специфики типографского производства. Это не только увеличивает количество точек согласования, но и требует оперативных консультаций между специалистами различных подразделений компании.
Разумеется, на каждом этапе цепочки согласования документов существует риск рассогласованных действий, которые могут иметь для компании негативные последствия, в том числе и финансовые. В частности, ранее случалось, что заключались договора без предоплаты с партнерами, ненадежными с точки зрения финансовой службы или службы безопасности.
Кроме того, на предприятии не существовало единого стандарта на работу с документами. Сотрудники не всегда знали утвержденные процедуры согласования и нередко пользовались устаревшими формами документов. Случалось, что внешние контрагенты задерживали или теряли документы, переданные им на подпись, что затрудняло сверку взаиморасчетов и создавало другие проблемы.
В результате анализа существующей системы документооборота на предприятии были сформулированы основные задачи ее преобразования:
• Стандартизировать внутренние процессы документооборота и формы документов.
• Обеспечить быстрый доступ сотрудников к нужным для их работы архивным документам.
• Ускорить процесс согласования договоров без ущерба для безопасности и финансовой стабильности предприятия.
• Взять под контроль возврат бумажных документов, переданных на подписание контрагентам.
• Организовать систему внутренней коммуникации между производством и другими службами, позволяющую оперативно уточнять и решать сложные технические вопросы.
Для решения этих задач было выбрано решение "1С:Документооборот 8". В качестве партнера по внедрению была выбрана компания "Визард-С", с которой у ИПК "Парето-Принт" уже имелся опыт взаимовыгодного сотрудничества - комплексная автоматизация предприятия на основе программного продукта "1С:Управление производственным предприятием" (1С:УПП).
На данный момент более 100 сотрудников ИПК "Парето-Принт" используют "1С:Документооборот 8" в ежедневной работе. Это дало следующие результаты:
• На предприятии разработано и принято "Положение о делопроизводстве и документообороте". Вся работа с документами, как бумажными, так и электронными, теперь регламентирована и ведется в соответствии принятым "Положением". Это позволило исключить использование неутвержденных документов или их неактуальных форм и сократить связанные с этим финансовые, юридические и репутационные риски.
• Организован электронный и бумажный архив документов. Оригиналы документов хранятся в архиве предприятия, сотрудники работают с электронными копиями документов, и имеют к ним мгновенный доступ в соответствии с установленными правами. Это позволило в разы ускорить выполнение сотрудниками любых задач, связанных с обработкой документов. При этом бумажные оригиналы документов не теряются и могут быть в кратчайшие сроки предоставлены по месту требования.
• Взят под контроль возврат документов, переданных на подпись контрагентам.
• Значительная часть рабочего времени управленческого персонала освободилась для решения других задач текущей деятельности предприятия.
• С помощью интеграции систем "1С:Документооборот 8" и "1С:УПП" производственный персонал теперь может по каждому заказу быстро уточнить условия, указанные в договоре и других сопровождающих заказ документах.
• Введены в опытную эксплуатацию база знаний и внутрикорпоративный форум по сложным производственным вопросам для мастеров и коммерческой службы.
Туз Алексей Вячеславович, директор по ИТ: "Самое важное, что с внедрением системы "1С:Документооборот" в организации появилась новая среда, в которой создание и передача документов происходит структурировано, по единым правилам. Пока, на первом этапе, это коснулось некоторых основных процессов, в том числе создания и хранения договоров, корреспонденции. А дальше происходит самостоятельное развитие системы без существенного участия внешних специалистов. Сотрудники находят для нового инструмента все новые применения. По их инициативе в эту среду втягиваются другие документарные цепочки. Мы считаем, что фактически произошел качественный скачок в развитии корпоративной культуры".
Власенко Артур Борисович, директор по безопасности: "Считаю, что внедрение системы "1С:Документооборот" позволило минимизировать время оформления и подготовки документов, их согласование и утверждение. Также следует отметить, что внедрение данного программного продукта, позволяет повысить личную ответственность всех лиц, участвующих в подготовке документов, и контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников".
текст подготовлен по материалам сайта www.1c.ru
Контактное лицо: Инна Винель (написать письмо автору)
Компания: фирма "1С" (все новости этой организации)
Добавлен: 00:23, 06.06.2014
Количество просмотров: 820
Страна: Россия
| Innostage, КГЭУ и ПЭИПК договорились о совместной подготовке кадров для ТЭК, Innostage, 15:46, 03.04.2026, Россия |
133 |
| В рамках международного электроэнергетического форума «Энергопром» компания Innostage, Петербургский энергетический институт повышения квалификации и Казанский государственный энергетический университет подписали меморандум о партнерстве в сфере подготовки кадров для топливно-энергетического комплекса. |
 |
| Платформа QuantSync Risk Analysis включена в Единый реестр российского ПО, Синкретис, 15:33, 03.04.2026, |
46 |
| Платформа для финансово-экономического моделирования и количественной оценки рисков QuantSync Risk Analysis, разработанная компанией Синкретис, 31 марта 2026 года включена в Единый реестр российского программного обеспечения Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. |
|
|
|
|
|
|
|
Разделы //
Новости по странам //
Сегодня у нас публикуются //
|
|
