|
|
 |
|
|
 |
Первый университет России совершенствует электронный документооборот
Санкт-Петербургский государственный университет — один из крупнейших заказчиков компании «Офис-Док» — готовится к очередному этапу развития системы электронного документооборота на базе СЭД «ДЕЛО». Более 5 лет назад благодаря флагманскому решению компании ЭОС этот вуз получил удобный и современный инструмент для работы со всеми потоками документов. Теперь в планах СПбГУ — внедрение электронной подписи, создание архива электронных документов, внедрение системы «Архивное дело», ряд интеграционных работ. О том, как в старейшем российском вузе реализуется проект по внедрению современных технологий работы с документами, мы сегодня расскажем.
Санкт-Петербургский государственный университет основан императором Петром I в 1724 году. Сегодня СПбГУ — это более 14,5 тыс. обучающихся, 11 тыс. сотрудников. Вуз обладает сложной разветвленной структурой: в его составе 7 институтов, 18 факультетов, Академическая гимназия им. Д.К. Фаддеева, Колледж физической культуры и спорта, экономики и технологии, Медицинский колледж, Общеуниверситетская кафедра физической культуры и спорта. В 10 отделениях Клиники высоких медицинских технологий имени Н. И. Пирогова СПбГУ трудятся более 600 сотрудников. В состав Научного парка СПбГУ площадью более 30 тысяч квадратных метров входят 26 ресурсных центров. В общей сложности в Университете функционируют более 1000 подразделений разной подчиненности.
СПбГУ ведет учебную, научную, экспертную, хозяйственную и финансовую деятельность, что подразумевает большие объемы документооборота. На сегодняшний день в вузе используются 18 документопотоков, в среднем в год здесь регистрируется около 300 тыс. документов, включая входящие/исходящие и служебную переписку.
Учитывая масштабы вуза и территориальную распределенность университетских зданий как по территории Петербурга, так и за ее пределами, электронное согласование документов является здесь крайне важным. До внедрения СЭД документы в бумажном виде доставлялись курьерами, средние сроки их рассмотрения и обработки составляли от 3 до 7 дней. Во исполнение Программы развития СПбГУ до 2020 года, в которой приоритетным для развития вуза названо направление «Управленческие кадры и технологии», а одной из важных задач — «Внедрение регламентов, "электронной администрации", баз данных», было принято решение модернизировать электронный документооборот в вузе.
Новая СЭД была призвана отразить полный цикл работы с документами от регистрации до написания отчета, обеспечить единую рабочую среду для всех участников и иерархический доступ, а также дать пользователям такие преимущества перевода в безбумажный вид внутренних документов, как:
централизованный учет документов в единой системе;
сокращение сроков доведения информации по документам до должностных лиц и сроков исполнения документов;
сокращение сроков поиска документов и отслеживания хода работ с ними;
нахождение в электронной базе данных для документов постоянного хранения;
электронное согласование документов;
взаимодействие с территориально удаленными подразделениями.
Важными критериями при выборе СЭД были совместимость с другими ИС вуза, соответствие нормативным требованиям и стандартам, наличие системы защиты информации и современный интерфейс.
По результатам открытого конкурса был выбран флагманский продукт компании «Электронные Офисные Системы» — СЭД «ДЕЛО». Исполнителем проекта стала компания «Офис-Док».
В конце 2011 года началось обследование и подготовительный этап проекта, который включал создание рабочей группы по внедрению СЭД «ДЕЛО», установку и настройку серверного прикладного ПО в подразделениях СПбГУ в Санкт-Петербурге и Петергофе, а также подготовку, согласование и утверждение укрупненного графика проекта.
Как рассказала начальник отдела сопровождения электронного документооборота Юлия Лебедева, хотя СПбГУ и является классическим университетом, подход к внедрению СЭД был выбран не совсем традиционный. На первом этапе проекта, который стартовал в 2012 году, было проведено подключение верхнего уровня структуры (секретариатов проректоров, ОДО). На втором этапе прошло тиражирование системы по подразделениям нижнего уровня структуры. Третий этап заключался в расширении состава процессов автоматизации по всем подразделениям, интеграции с ИС «Обучение» и внедрении АРМ руководителя. Наконец, на завершающем, четвертом этапе был разработан Регламент эксплуатации СЭД. В 2014 году система была запущена в промышленную эксплуатацию.
В рамках проекта компания «Офис-Док» провела обучение администраторов, а затем — сотрудников СПбГУ. В дальнейшем обучение пользователей вуз начал проводить собственными силами: учитывая масштабы вуза и приток новых пользователей, процесс обучения здесь проходит постоянно.
Результатами внедрения СЭД «ДЕЛО» в СПбГУ стали:
ускорение всех управленческих процессов за счет автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины;
предоставление актуальной информации для оперативного принятия решений;
возможность контролировать работу сотрудников, определять их загруженность, формировать более эффективное штатное расписание;
возможность найти любой документ;
предоставление актуальной информации и необходимых статистических данных в оперативном режиме;
электронное согласование документов;
автоматизация процесса обработки документационного обеспечения учебного процесса;
экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации.
«Уже через 2 года после запуска СЭД «ДЕЛО» мы добились существенных результатов. На сегодняшний день в системе около 2500 тыс. постоянных пользователей. Скорость обработки документов увеличилась более чем в 2 раза и составляет 1-3 дня. Развивая СЭД, мы дошли до уровня отделов, внедрили электронное согласование, осуществили регистрацию решений коллегиальных органов, таких как учебно-методические и научные комиссии, ученые советы и советы образовательных программ. У специалистов, которые занимаются регистрацией документов, установлено «ДЕЛО Предприятие». Основным составом университета используется «ДЕЛО-Web». Для руководителей высшего звена открыты мобильные рабочие места», — говорит об итогах проекта Юлия Лебедева.
В дальнейших планах — внедрение в СПбГУ электронной подписи, создание архива электронных документов, внедрение системы «Архивное дело» и интеграция СЭД c SAP, 1C, Турбо 9.5 и ПЗК. В СПбГУ также заинтересованы в анонсированном на «Осеннем документообороте — 2017» новом мобильном приложении, открывающем новые возможности для работы руководителя с помощником.
Ссылка на новость: https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=28406
Контактное лицо: Власова Татьяна Сергеевна (написать письмо автору)
Компания: ООО "Электронные Офисные Системы" (все новости этой организации)
Добавлен: 02:17, 11.09.2018
Количество просмотров: 528
Страна: Россия
| На электросудах расскажут об искусственном интеллекте, MWS AI, 22:42, 15.06.2026, Россия |
66 |
| ГКУ «Организатор перевозок» (Департамент транспорта Москвы) и MWS AI (входит в МТС Web Services) вместе с Центром непрерывного образования факультета компьютерных наук НИУ ВШЭ запускают лектории и интенсивы по генеративному ИИ на речных электросудах. |
 |
| Web3 Tech: России нужна собственная институциональная Web3-инфраструктура, Web3 Tech, 22:41, 15.06.2026, Россия |
75 |
| В Web3 Tech назвали тренды институционального рынка web3. По мнению экспертов компании, глобальный финтех переходит в новую фазу, при которой стейблкоины, системное регулирование и ИИ-агенты сливаются в единый контур агентной экономики на цифровых активах с потенциалом $30 трлн к 2030 году. |
 |
| Dialog Composer 3.0 от BSS: переход от скриптовых ботов к самостоятельным ИИ-агентам, BSS, 22:39, 15.06.2026, Россия |
72 |
| Компания BSS дает мощный толчок развитию диалоговых интерфейсов с новой версией Dialog Composer 3.0. Ключевой особенностью релиза стала нативная поддержка архитектуры ИИ-агентов на базе больших языковых моделей (LLM). Обновленный no-code инструмент позволяет компаниям быстро внедрять автономных ИИ-ассистентов, существенно снижая нагрузку на контактные центры и операционные службы. |
|
| Modus BI и Modus ETL получили номинации за максимальный self-service в исследовании «Круг Громова 2026», Modus, 22:34, 15.06.2026, |
71 |
| Компания Modus объявляет о признании своих продуктов лидерами в номинациях независимого исследования российского рынка аналитических решений «Self-service круг Громова 2026». Modus BI получил номинацию «Максимальные возможности в self-service», а Modus ETL — «Self-service для enterprise». Оба решения показали наибольшее количество поддерживаемых self-service критериев среди всех участников исследования. |
|
|
|
|
|
|
|
Разделы //
Новости по странам //
Сегодня у нас публикуются //
|
|
