 |
Aflex помогает Softline создавать электронный архив: система Kofax TotalAgility™ впервые внедрена в России
Специалисты Aflex провели обследование ИТ-инфраструктуры, подготовили техническое задание, внедрили в ИТ-среду решение Kofax TotalAgility.
Softline – компания с большим потоком документации: в год сотрудники финансового департамента обрабатывают и подшивают около 500 тыс. документов. Накопившийся за несколько лет огромный бумажный архив располагается на больших площадях офиса. Поиск и подбор документов проблематичен и занимает несколько дней. Перед руководством финансового департамента встал вопрос о решении проблем, связанных с работой бумажного архива.
Рассказывает Оксана Осипычева, заместитель руководителя департамента финансового учета компании Softline: «Потребность в сокращении финансовых издержек на архив и оптимизации работы с ним стали основными факторами, повлиявшими на наше решение о необходимости перевода бумажного хранилища в электронный формат».
Перед командой проекта стояли задачи по уменьшению расходов на аренду площадей под архив, увеличению документооборота без привлечения дополнительных ресурсов, сокращению сроков предоставления документов в ИФНС и аудиторские организации, увеличению скорости обработки и архивирования документов.
Для этого, в первую очередь, требовалось внедрение системы сканирования и распознавания документов для дальнейшего их переноса в 1С. В результате анализа имеющихся на рынке систем выбор был сделан в пользу Kofax TotalAgility как решении, максимально отвечающем всем поставленным задачам. Партнером по интеграции программного обеспечения в Softline стала компания Aflex, мастер-дистрибьютор Kofax в России.
«Kofax TotalAgility – не просто система распознавания документов, это решение, с помощью которого можно выстраивать бизнес-процессы (BPM-решение), цепочку движения документа внутри организации: согласование, проверка комплектности, запрос недостающих документов и т.д. И все это – в автоматическом режиме. Kofax TotalAgility – решение с большими внутренними возможностями, которые, уверен, будут востребованы в Softline», – считает Николай Крюков, руководитель направления Kofax компании Aflex.
Специалисты Aflex провели обследование ИТ-инфраструктуры, подготовили техническое задание, внедрили в ИТ-среду решение Kofax TotalAgility, завели список пользователей; настроили права доступа, логику классификации и распознавания для всех видов финансовых документов, источники данных (сетевые папки), экспорт полученных данных для занесения в 1С; разработали инструкции для обучения пользователей работе в Кofax.
«Этот проект – первое внедрение Kofax TotalAgility на территории РФ. Данный класс решения обладает высоким потенциалом, и мы рассчитываем, что многие российские компании по достоинству его оценят», – отмечает Виктор Горюнов, инженер компании Aflex.
Интеграция и тестирование системы Kofax заняли порядка четырех месяцев. Пять сотрудников архивного отдела финансового департамента прошли обучение и начали успешно работать с системой.
Процесс формирования электронного архива выглядит следующим образом: ответственный сотрудник производит сканирование документов, с дальнейшим сохранением сканов документов в папку. Kofax производит мониторинг папки с заданной периодичностью, и экспортирует файлы для последующего распознавания. В рамках проекта, была настроена обработка следующих типов финансовых документов: товарная накладная, акт приема-передачи прав, акт оказания услуг, консолидированный акт, счет-фактуры, счета на оплату. После автоматического распознавания заданных полей (номер, дата, сумма, валюта) данные из них выгружаются в 1С с привязкой скан образов документов.
При использовании Kofax ежемесячно в финансовом департаменте Softline сканируется и сохраняется 24-30 тысяч электронных копий документов. В ручном режиме архивирование было на уровне 12-15 тысяч в месяц. Поиск и подбор документов в рамках аудиторских и налоговых проверок занимал несколько дней, сейчас это время сократилось до 1-2 часов.
«По нашим подсчетам, экономия в целом по проекту составит порядка двух миллионов рублей в год, в том числе, в три раза сокращаются расходы на аренду площадей под архив. Скорость по обработке и архивированию документов увеличивается на 100%, в разы уменьшается время на поиск и подбор документов для аудиторских организаций.
В наших дальнейших планах – составление технического задания на оцифровку новых типов документов системой Kofax и помещение их в электронный архив, а также распространение архива на следующие подразделения группы компаний: управление персоналом, департамент логистики, юридическое управление. В перспективе, мы планируем интегрировать Kofax с системой электронного документооборота, для распознавания как уже накопленного массива документов, так и вновь поступающих документов в формате PDF, с дальнейшим занесением данных в карточки документов в электронный архив», – говорит Оксана Осипычева, заместитель руководителя департамента финансового учета компании Softline.
Контактное лицо: Ирина Щербакова (написать письмо автору)
Компания: Aflex (все новости этой организации)
Добавлен: 10:54, 24.02.2017
Количество просмотров: 689
Страна: Россия
| MCN Telecom в ТОП-5 рейтинга Telecom API 2025, MCN Telecom, 18:03, 27.11.2025, Россия |
101 |
| CNews опубликовал новый рейтинг Telecom API — востребованной технологии для управления каналами связи, включая голосовые вызовы, SMS, мессенджеры, социальные сети и электронную почту. В оценке учитывались как базовые функции сервисов, так и продвинутые возможности с использованием инструментов искусственного интеллекта. |
|
| STEP LOGIC внедряет ИИ для безопасной работы с корпоративными данными, STEP LOGIC, 17:50, 27.11.2025, Россия |
100 |
| STEP LOGIC запускает новое направление — внедрение и настройку безопасных корпоративных систем искусственного интеллекта. Расширение портфеля стало ответом на стремительный рост интереса к технологиям искусственного интеллекта и потребность российских компаний защищать свои данные при работе с ИИ. |
|
| «1С‑Рарус» задает тренды цифровой трансформации: итоги конкурса «1С:Проект года», 1С-Рарус, 17:48, 27.11.2025, Россия |
166 |
| На бизнес-форуме 1С:ERP наградили победителей конкурса «1С:Проект года 2024». В семи номинациях лучшими признаны проекты «1С-Рарус», отражающие ключевые тренды автоматизации: переход к единым корпоративным ИТ‑платформам, развитие массовых цифровых сервисов для граждан и создание крупных B2B‑экосистем на базе решений «1С». |
|
|
|
