|
|
 |
|
|
 |
Aflex помогает Softline создавать электронный архив: система Kofax TotalAgility™ впервые внедрена в России
Специалисты Aflex провели обследование ИТ-инфраструктуры, подготовили техническое задание, внедрили в ИТ-среду решение Kofax TotalAgility.
Softline – компания с большим потоком документации: в год сотрудники финансового департамента обрабатывают и подшивают около 500 тыс. документов. Накопившийся за несколько лет огромный бумажный архив располагается на больших площадях офиса. Поиск и подбор документов проблематичен и занимает несколько дней. Перед руководством финансового департамента встал вопрос о решении проблем, связанных с работой бумажного архива.
Рассказывает Оксана Осипычева, заместитель руководителя департамента финансового учета компании Softline: «Потребность в сокращении финансовых издержек на архив и оптимизации работы с ним стали основными факторами, повлиявшими на наше решение о необходимости перевода бумажного хранилища в электронный формат».
Перед командой проекта стояли задачи по уменьшению расходов на аренду площадей под архив, увеличению документооборота без привлечения дополнительных ресурсов, сокращению сроков предоставления документов в ИФНС и аудиторские организации, увеличению скорости обработки и архивирования документов.
Для этого, в первую очередь, требовалось внедрение системы сканирования и распознавания документов для дальнейшего их переноса в 1С. В результате анализа имеющихся на рынке систем выбор был сделан в пользу Kofax TotalAgility как решении, максимально отвечающем всем поставленным задачам. Партнером по интеграции программного обеспечения в Softline стала компания Aflex, мастер-дистрибьютор Kofax в России.
«Kofax TotalAgility – не просто система распознавания документов, это решение, с помощью которого можно выстраивать бизнес-процессы (BPM-решение), цепочку движения документа внутри организации: согласование, проверка комплектности, запрос недостающих документов и т.д. И все это – в автоматическом режиме. Kofax TotalAgility – решение с большими внутренними возможностями, которые, уверен, будут востребованы в Softline», – считает Николай Крюков, руководитель направления Kofax компании Aflex.
Специалисты Aflex провели обследование ИТ-инфраструктуры, подготовили техническое задание, внедрили в ИТ-среду решение Kofax TotalAgility, завели список пользователей; настроили права доступа, логику классификации и распознавания для всех видов финансовых документов, источники данных (сетевые папки), экспорт полученных данных для занесения в 1С; разработали инструкции для обучения пользователей работе в Кofax.
«Этот проект – первое внедрение Kofax TotalAgility на территории РФ. Данный класс решения обладает высоким потенциалом, и мы рассчитываем, что многие российские компании по достоинству его оценят», – отмечает Виктор Горюнов, инженер компании Aflex.
Интеграция и тестирование системы Kofax заняли порядка четырех месяцев. Пять сотрудников архивного отдела финансового департамента прошли обучение и начали успешно работать с системой.
Процесс формирования электронного архива выглядит следующим образом: ответственный сотрудник производит сканирование документов, с дальнейшим сохранением сканов документов в папку. Kofax производит мониторинг папки с заданной периодичностью, и экспортирует файлы для последующего распознавания. В рамках проекта, была настроена обработка следующих типов финансовых документов: товарная накладная, акт приема-передачи прав, акт оказания услуг, консолидированный акт, счет-фактуры, счета на оплату. После автоматического распознавания заданных полей (номер, дата, сумма, валюта) данные из них выгружаются в 1С с привязкой скан образов документов.
При использовании Kofax ежемесячно в финансовом департаменте Softline сканируется и сохраняется 24-30 тысяч электронных копий документов. В ручном режиме архивирование было на уровне 12-15 тысяч в месяц. Поиск и подбор документов в рамках аудиторских и налоговых проверок занимал несколько дней, сейчас это время сократилось до 1-2 часов.
«По нашим подсчетам, экономия в целом по проекту составит порядка двух миллионов рублей в год, в том числе, в три раза сокращаются расходы на аренду площадей под архив. Скорость по обработке и архивированию документов увеличивается на 100%, в разы уменьшается время на поиск и подбор документов для аудиторских организаций.
В наших дальнейших планах – составление технического задания на оцифровку новых типов документов системой Kofax и помещение их в электронный архив, а также распространение архива на следующие подразделения группы компаний: управление персоналом, департамент логистики, юридическое управление. В перспективе, мы планируем интегрировать Kofax с системой электронного документооборота, для распознавания как уже накопленного массива документов, так и вновь поступающих документов в формате PDF, с дальнейшим занесением данных в карточки документов в электронный архив», – говорит Оксана Осипычева, заместитель руководителя департамента финансового учета компании Softline.
Контактное лицо: Ирина Щербакова (написать письмо автору)
Компания: Aflex (все новости этой организации)
Добавлен: 10:54, 24.02.2017
Количество просмотров: 962
Страна: Россия
| «АстраКонф-2026»: ключевые векторы развития ИТ, ОС и ИИ в России, "Группа Астра", 21:57, 23.09.2026, Россия |
228 |
| 25 сентября «Группа Астра» проводит ежегодную масштабную конференцию для партнеров и заказчиков «АстраКноф-2026», посвященную важнейшим направлениям развития отечественных ИТ. Встреча состоится в гибридном формате: на площадке в Москве с одновременной онлайн-трансляцией. |
|
| «Телфин» представил интеграцию с платформой ABCP, Телфин, 21:56, 23.09.2026, Россия |
81 |
| Провайдер коммуникационных сервисов «Телфин» объявил об интеграции виртуальной АТС «Телфин.Офис» и платформы ABCP — IT-экосистемы для продаж и закупок автозапчастей. Связка сервисов расширяет их функциональность, создавая единую цифровую среду для эффективного взаимодействия с клиентами. |
|
| Axenix прокачает студентов ТвГТУ в сфере ИИ, Axenix, 21:55, 23.09.2026, Россия |
80 |
| Компания Axenix модернизировала лабораторию искусственного интеллекта Тверского государственного технического университета (ТвГТУ), дополнив ее новым оборудованием. |
 |
|
|
|
|
|
|
Разделы //
Новости по странам //
Сегодня у нас публикуются //
|
|
