 |
Aflex помогает Softline создавать электронный архив: система Kofax TotalAgility™ впервые внедрена в России
Специалисты Aflex провели обследование ИТ-инфраструктуры, подготовили техническое задание, внедрили в ИТ-среду решение Kofax TotalAgility.
Softline – компания с большим потоком документации: в год сотрудники финансового департамента обрабатывают и подшивают около 500 тыс. документов. Накопившийся за несколько лет огромный бумажный архив располагается на больших площадях офиса. Поиск и подбор документов проблематичен и занимает несколько дней. Перед руководством финансового департамента встал вопрос о решении проблем, связанных с работой бумажного архива.
Рассказывает Оксана Осипычева, заместитель руководителя департамента финансового учета компании Softline: «Потребность в сокращении финансовых издержек на архив и оптимизации работы с ним стали основными факторами, повлиявшими на наше решение о необходимости перевода бумажного хранилища в электронный формат».
Перед командой проекта стояли задачи по уменьшению расходов на аренду площадей под архив, увеличению документооборота без привлечения дополнительных ресурсов, сокращению сроков предоставления документов в ИФНС и аудиторские организации, увеличению скорости обработки и архивирования документов.
Для этого, в первую очередь, требовалось внедрение системы сканирования и распознавания документов для дальнейшего их переноса в 1С. В результате анализа имеющихся на рынке систем выбор был сделан в пользу Kofax TotalAgility как решении, максимально отвечающем всем поставленным задачам. Партнером по интеграции программного обеспечения в Softline стала компания Aflex, мастер-дистрибьютор Kofax в России.
«Kofax TotalAgility – не просто система распознавания документов, это решение, с помощью которого можно выстраивать бизнес-процессы (BPM-решение), цепочку движения документа внутри организации: согласование, проверка комплектности, запрос недостающих документов и т.д. И все это – в автоматическом режиме. Kofax TotalAgility – решение с большими внутренними возможностями, которые, уверен, будут востребованы в Softline», – считает Николай Крюков, руководитель направления Kofax компании Aflex.
Специалисты Aflex провели обследование ИТ-инфраструктуры, подготовили техническое задание, внедрили в ИТ-среду решение Kofax TotalAgility, завели список пользователей; настроили права доступа, логику классификации и распознавания для всех видов финансовых документов, источники данных (сетевые папки), экспорт полученных данных для занесения в 1С; разработали инструкции для обучения пользователей работе в Кofax.
«Этот проект – первое внедрение Kofax TotalAgility на территории РФ. Данный класс решения обладает высоким потенциалом, и мы рассчитываем, что многие российские компании по достоинству его оценят», – отмечает Виктор Горюнов, инженер компании Aflex.
Интеграция и тестирование системы Kofax заняли порядка четырех месяцев. Пять сотрудников архивного отдела финансового департамента прошли обучение и начали успешно работать с системой.
Процесс формирования электронного архива выглядит следующим образом: ответственный сотрудник производит сканирование документов, с дальнейшим сохранением сканов документов в папку. Kofax производит мониторинг папки с заданной периодичностью, и экспортирует файлы для последующего распознавания. В рамках проекта, была настроена обработка следующих типов финансовых документов: товарная накладная, акт приема-передачи прав, акт оказания услуг, консолидированный акт, счет-фактуры, счета на оплату. После автоматического распознавания заданных полей (номер, дата, сумма, валюта) данные из них выгружаются в 1С с привязкой скан образов документов.
При использовании Kofax ежемесячно в финансовом департаменте Softline сканируется и сохраняется 24-30 тысяч электронных копий документов. В ручном режиме архивирование было на уровне 12-15 тысяч в месяц. Поиск и подбор документов в рамках аудиторских и налоговых проверок занимал несколько дней, сейчас это время сократилось до 1-2 часов.
«По нашим подсчетам, экономия в целом по проекту составит порядка двух миллионов рублей в год, в том числе, в три раза сокращаются расходы на аренду площадей под архив. Скорость по обработке и архивированию документов увеличивается на 100%, в разы уменьшается время на поиск и подбор документов для аудиторских организаций.
В наших дальнейших планах – составление технического задания на оцифровку новых типов документов системой Kofax и помещение их в электронный архив, а также распространение архива на следующие подразделения группы компаний: управление персоналом, департамент логистики, юридическое управление. В перспективе, мы планируем интегрировать Kofax с системой электронного документооборота, для распознавания как уже накопленного массива документов, так и вновь поступающих документов в формате PDF, с дальнейшим занесением данных в карточки документов в электронный архив», – говорит Оксана Осипычева, заместитель руководителя департамента финансового учета компании Softline.
Контактное лицо: Ирина Щербакова (написать письмо автору)
Компания: Aflex (все новости этой организации)
Добавлен: 10:54, 24.02.2017
Количество просмотров: 677
Страна: Россия
| Utrace выходит на рынок цифровой маркировки удобрений, Utrace, 21:54, 17.09.2025, Россия |
99 |
| Компания Utrace адаптировала систему управления цифровой маркировкой Utrace HUB под нужды производителей агрохимической продукции. Обновление продукта вышло на фоне планируемого запуска пилотного проекта Минпромторга РФ по цифровой маркировке отдельных видов удобрений в потребительской упаковке. |
 |
| В России стартовала первая грантовая программа по менеджменту знаний, Minervasoft, 21:54, 17.09.2025, Россия |
99 |
| Ассоциация российских специалистов и экспертов менеджмента знаний «КМ Альянс» и компания Minervasoft, которая обеспечивает комплексное управление знаниями сотрудников и GenAI-агентов, запустили первую в России грантовую программу повышения квалификации в области менеджмента знаний. |
 |
| Axenix проведет в ИТМО образовательный курс по ИТ-архитектуре, Axenix, 21:54, 17.09.2025, Россия |
101 |
| Консалтинговая технологическая компания Axenix запускает Архитектурную школу в Университете ИТМО. В ходе цикла лекций и практических занятий эксперты компании познакомят студентов с самыми актуальными методиками, инструментами и технологиями проектирования ИТ-решений. |
 |
| «1С:Магазин одежды и обуви» получил сертификат «1С:Совместимо», 1С-Рарус, 21:52, 17.09.2025, Россия |
104 |
| «1С:Розница 8. Магазин одежды и обуви» редакции 3.0 в очередной раз прошел сертификацию «Совместимо! Система программ 1С:Предприятие». Продукт создан компаний «1С-Рарус» на базе «1С:Розница» специально для магазинов одежды, обуви, аксессуаров и спортивных товаров. |
|
| MCN Telecom предлагает подключить телефонного AI-агента, MCN Telecom, 21:50, 17.09.2025, Россия |
96 |
| Оператор связи для бизнеса, разработчик программных продуктов MCN Telecom предлагает внедрить AI-агента – виртуального сотрудника, который принимает и совершает звонки, в то время как специалист занят более сложными задачами. |
|
|
|
