|
|
 |
|
|
 |
Служба единого заказчика Забайкальского края автоматизировала документооборот на СЭД «ДЕЛО»
В результате внедрения часть процессов согласования и внутренних документов учреждения полностью переведены в электронный вид.
Бюджетные ограничения 2020 года не помешали успеху проекта
Забайкальский край продолжает последовательно развивать электронный документооборот в органах государственной власти и подведомственных структурах. В 2020 году СЭД «ДЕЛО», разработанную компаний ЭОС, внедрила «Служба единого заказчика» региона. В результате часть процессов согласования и внутренних документов учреждения полностью переведены в электронный вид. Поставщиком ПО и исполнителем проекта стал «золотой партнер» ЭОС – барнаульская компания «КС-Консалтинг».
На старте: бумажный документооборот плюс опыт работы в базе СЭД Правительства
Государственное казенное учреждение «Служба единого заказчика» Забайкальского края подведомственно региональному Министерству строительства, дорожного хозяйства и транспорта. Учреждение обеспечивает осуществление Министерством государственных функций и государственных услуг в сфере дорожной деятельности и промышленно-гражданского строительства.
До внедрения СЭД документооборот в ГКУ был организован по централизованной «бумажной» схеме. Точкой «входа» и «выхода» всех документов являлась приемная. Секретари регистрировали в бумажных журналах несколько видов корреспонденции: письма входящие и исходящие, служебные записки, протоколы и распоряжения исполнительных органов власти, доверенности, протоколы лабораторных испытаний, извещения.
Контроль исполнения также был организован в «бумажном» формате. Входящие документы, подлежащие исполнению, доводились до сотрудников под роспись. Но контролировать исполнителей при таком подходе было сложно. Кроме того, существовали стандартные для бумажного документооборота проблемы – необходимость делать копии для всех сотрудников, задействованных в документных процессах, а также трудности с поиском нужных документов.
На момент принятия решения о внедрении в организации СЭД у руководства и специалистов ГКУ уже было некоторое представление о возможностях систем электронного документооборота, так как в организации использовалось 1 рабочее место СЭД «ДЕЛО» Правительства региона. Напомним, что в Забайкальском крае более 10 лет функционирует Единая СЭД, в которой работают все органы власти субъекта, а для многих подведомственных учреждений реализована возможность доступа к общей БД Правительства.
Автоматизация по максимуму в условиях бюджетных ограничений
На старте проекта перед группой внедрения стояло несколько задач:
1. Перевести в электронный вид работу с договорами и другими документами, которые необходимо согласовывать с несколькими сотрудниками.
2. Организовать электронный архив для хранения всех этих документов с простыми и понятными принципами поиска.
3. Обеспечить средствами СЭД контроль сроков исполнения документов, ускорить процесс ознакомления с ними всех сотрудников.
Проект требовалось реализовать в условиях достаточно узких бюджетных рамок, что определило специфику лицензирования приобретаемого программного обеспечения. Обеспечить возможность работы в СЭД максимальному количеству персонала учреждения позволили конкурентные лицензии.
Кроме основного приложения, были приобретены опции «Сканирование без распознавания». Также закуплены лицензии на опцию «Электронная подпись и шифрование» и лицензии приложения «Мониторинг документов». Это приложение, разработанное «КС-Консалтинг», отслеживает новые события в системе «ДЕЛО» и уведомляет пользователя о них, причем оно работает и без запуска СЭД.
Все работы – от обследования и настройки базы до ввода в эксплуатацию и обучения – заняли всего 2 месяца (сентябрь-октябрь 2020 года). Сотрудников разбили на несколько групп, исходя из их ролей при работе в СЭД. Отдельно обучались регистраторы и системные технологи, отдельно – обычные пользователи и руководство. В период авторского надзора все сотрудники под руководством специалистов «КС-Консалтинг» в течение 10 дней осваивали систему на практике.
Что получилось: частично безбумажный документооборот, планы на внедрение ЭП и СЭВ для взаимодействия с Правительством
В результате бюджетные ограничения не помешали решить задачи, озвученные на старте проекта. В частности, в электронный вид переведены следующие процессы:
• регистрация документов;
• ознакомление;
• контроль исполнения;
• согласование договоров, дополнительных соглашений, аукционной документации.
Служебные записки с запросами информации между отделами также перевели в безбумажный вид.
Приобретение опции «ЭП и шифрование» позволит учреждению начать постепенный переход от схемы «подпись на бумажном носителе и сканирование», заменив обычные подписи на электронные, а также использовать ЭП для подписания исходящих документов при работе с базой Правительства Забайкальского края.
Также в планах ГКУ «Служба единого заказчика» Забайкальского края – наладить взаимодействие с Правительством через «Сервер Электронного Взаимодействия» (СЭВ) для автоматизации обмена документами между организациями-участниками электронного документооборота и для обеспечения прозрачности обработки документов.
Контактное лицо: Ekaterina Borisovna Kondratieva (написать письмо автору)
Компания: ЭОС (все новости этой организации)
Добавлен: 23:39, 26.01.2021
Количество просмотров: 371
Страна: Россия
| Уйти нельзя остаться: как селлерам снизить зависимость от маркетплейсов, не растеряв клиентов и выручку, Sendsay — российская омниканальная CDP (Customer Data Platform), 21:39, 13.10.2026, Россия |
247 |
| 20 октября в 12:00 CDP Sendsay и Рег.ру проведут бесплатный онлайн-вебинар «Не только маркетплейсы: как развивать собственный канал продаж и увеличивать выручку в 2026 году». Эксперты расскажут, как снизить зависимость от маркетплейсов, сохранить продажи и маржу, развивать собственный интернет-магазин и использовать клиентские данные для роста выручки. |
 |
| «Галэкс» на форуме «ИТ-трансформация 2026»: промышленность, беспилотники и карьера в ИТ, Галэкс, 21:37, 13.10.2026, Россия |
251 |
| 8 октября в Барнауле состоялся XIX Межрегиональный форум «ИТ-трансформация 2026: Образ цифрового будущего».
«Галэкс» традиционно выступил партнером мероприятия и представил три тематические площадки: «Цифровая промышленность: технологии роста, безопасности, независимости», «Автономные системы: беспилотные технологии для новой реальности» и карьерный митап «ИТ-рынок без прикрас». |
 |
| Безопасность как драйвер, ИИ как ядро: куда идет российский рынок IBP, Круги Громова, 21:34, 13.10.2026, Россия |
232 |
| Гибридные модели вместо крайностей, ИИ в ядре продукта, безопасность как драйвер выбора, размывание границ между классами решений и зрелость данных как главный барьер – эти пять трендов сегодня определяют российский рынок решений для интегрированного бизнес-планирования (IBP), систем планирования цепочек поставок (SCP) и финансового планирования (FP&A). |
|
|
|
|
|
|
|
Разделы //
Новости по странам //
Сегодня у нас публикуются //
|
|
