|
|
 |
|
|
 |
Как происходит внедрение СЭД?
Определение целей и стратегии внедрения системы электронного документооборота
Внедрение СЭД всегда начинается с выявления проблем Заказчика на участках делопроизводства и документооборота.
Стандартные проблемы – это
потери документов,
существенные затраты времени на их прохождение,
«непрозрачное» и сложное согласование,
поиск информации,
доставка служебной корреспонденции в подразделения,
низкая исполнительская дисциплина,
«непрозрачность» исполнения поручений и т.д.
Выявить эти «слабые места» сможет особая экспертная группа, которая должна быть создана руководителем из числа работников, владеющих информацией о прохождении документов. Это работники
службы ДОУ,
ИТ-подразделения,
договорного отдела,
HR-специалисты,
а также служащие подразделений, в которых образуется значительная часть документопотока.
Эта группа с разграничением сфер компетенции и ответственности между ее членами должна работать на всех этапах внедрения СЭД.
В экспертную группу рекомендуется привлекать специалистов IT-компаний, имеющих опыт внедрения системы электронного документооборота.
Эксперты ЭОС способны выявить проблемы, не всегда очевидные для штатных сотрудников, а также, используя опыт многих реализованных проектов, предложить варианты оптимизации работы с документами и программные решения, соответствующие потребностям заказчика.
На этой же стадии формируется предварительная стратегия внедрения СЭД: последовательно будет проводиться автоматизация подразделений и филиалов либо одновременно, какие процессы будут охвачены в первую очередь, а также очередность формализации с помощью СЭД работы с различными группами документов.
Обследование документооборота
После принятия решения о внедрении системы электронного документооборота необходимо более конкретно описать функциональные и технические требования к СЭД и самое главное требования к автоматизации бизнес-процессов организации.
В рамках обследования действующего документооборота проводится:
анализ организационной структуры компании;
выявление бизнес-процессов, связанных с движением документов;
уточнение схемы документооборота (группы документов, их маршруты, правила регистрации, права доступа и т.д.);
выявление неэффективных участков движения документов и подготовка предложений по их оптимизации – реинжиниринг процессов (оформляется отдельным договором);
анализ технической инфраструктуры на предмет соответствия функционалу внедряемой системы (возможности оборудования, локальной сети, удаленного доступа и т.д.), подготовка предложений по модернизации;
аудит имеющихся у заказчика IT-систем (с целью оценки необходимости интеграции с внедряемой СЭД или переноса учетных данных из существующих систем);
определение пакета дополнительных опций, необходимых для расширения «коробочного» функционала внедряемой системы, оценка необходимости индивидуальных доработок;
формирование групп пользователей (по должностным категориям и правам в СЭД), оценка их квалификации с целью определения потребности в обучении.
Формирование технического задания и заключение договора на внедрение СЭД
Результаты обследования документооборота формализуются в техническом задании, которое должно содержать:
требования к функциональности СЭД (с учетом различных категорий пользователей), ее техническим характеристикам и настройкам;
описание участков автоматизации;
требования к оборудованию, инфраструктуре и операционным системам;
описание способов обеспечения безопасности;
перечень работ и дополнительных услуг (в том числе обучение, разработка дополнительных отчетов, нормативных документов и т.д.)
В договоре, в который ТЗ входит составной частью, предусматриваются график работ и их стоимость, а также объемы и способы технической поддержки системы внедряющей компанией.
Установка СЭД
Началу установки СЭД предшествует модернизация технической инфраструктуры, в том числе приобретение необходимого оборудования. Затем проводится установка ПО на сервер и рабочие места пользователей, а также настройка системы в соответствии с организационной структурой компании.
Опытная эксплуатация СЭД и обучение пользователей
Этап обучения часто совмещается с началом эксплуатации системы. Как правило, пользователи получают базовые знания по работе в СЭД в группах, формируемых в зависимости от их роли в системе. Полученные знания закрепляются на рабочих местах при консультационной поддержке специалистов, проводивших внедрение СЭД. Опытная эксплуатация системы документооборота проводится с целью выявления скрытых отклонений от технического задания и неучтенных требований. В случае их выявления проводится соответствующая корректировка настроек СЭД.
Ввод в промышленную эксплуатацию
Внедрение системы электронного документооборота завершается ее вводом в промышленную эксплуатацию и подписанием акта об окончании работ. После завершение проекта по внедрению СЭД специалисты ЭОС или компании-партнера обеспечат высококвалифицированную техническую поддержку системы.
Контактное лицо: Бочкарева Татьяна Сергеевна (написать письмо автору)
Компания: ООО "Электронные Офисные Системы" (все новости этой организации)
Добавлен: 23:30, 31.07.2014
Количество просмотров: 765
Страна: Россия
| UDV Group: выстраиваем зрелую систему ИБ в условиях ограничений рынка, UDV Group, 22:00, 31.03.2026, Россия |
109 |
| Ограничения рынка и санкционное давление быстро показали: зрелую систему информационной безопасности больше нельзя просто «закупить». Сегодня её приходится выстраивать – инженерно, последовательно и с расчётом на долгую эксплуатацию. Для ИТ-директоров российских компаний этот сдвиг становится ключевым вызовом. |
|
| GreenData внедрила отечественную систему управления обращениями Altevics, GreenData, 22:00, 31.03.2026, Россия |
106 |
| Российский разработчик low-code платформы GreenData завершил внедрение системы управления обращениями Altevics. В 2026 году компания окончательно перейдет на актуальную версию решения, которая включает расширенные возможности в области искусственного интеллекта (ИИ), углубленной аналитики и интеграционных решений. |
 |
| GMCS в ТОП-15 крупнейших поставщиков BI-систем в России, GMCS, 21:44, 31.03.2026, Россия |
48 |
| GMCS (входит в ГК «МТ-Интеграция») вновь подтвердила лидирующие позиции в сегменте бизнес-аналитики (BI). Согласно данным аналитического центра TAdviser, компания вошла в топ-15 крупнейших поставщиков BI-систем в России. |
|
|
|
|
|
|
|
Разделы //
Новости по странам //
Сегодня у нас публикуются //
|
|
